Compensación. Las dietas para gastos de viaje de los trabajadores son una retribución pagada por la empresa y, en principio, deben declararse en el IRPF como rentas del trabajo. No obstante, si dichas retribuciones compensan gastos que los empleados han soportado por motivos laborales, pueden quedar exentas de tributar hasta ciertos límites.

En caso de suplidos (es decir, cuando el trabajador paga la cuantía de un servicio que el proveedor presta directamente a la empresa, emitiendo una factura a nombre de ella), la compensación percibida tampoco tributa [DGT V3470-16] .

Relación laboral. Esta exoneración a la hora de tributar sólo es aplicable a los rendimientos del trabajo que derivan de una relación laboral. Por tanto, no resulta aplicable cuando la persona que recibe las dietas tiene una relación mercantil ni, por ejemplo, en caso de que se cobren dietas por impartir cursos, conferencias y similares -LIRPF, art. 17.2; DGT V1810-23-.

Desplazamientos

Requisitos.Para que las dietas satisfechas a los trabajadores por desplazamientos queden exoneradas de tributación:

• El desplazamiento se debe realizar por motivos laborales.
• El desplazamiento incluye tanto los trayectos en el mismo municipio del propio centro de trabajo como los realizados a otro municipio diferente.
• No obstante, las cuantías satisfechas al trabajador por trayectos desde su domicilio hasta el centro de trabajo no están exentas de tributar [DGT V0744-06] .

Transporte público. Si el desplazamiento del empleado se lleva a cabo utilizando el transporte público, las cuantías que le satisfaga la empresa para compensarle de los gastos están exentas. Eso sí: para ello es preciso que el gasto se justifique mediante factura o documento equivalente -RIRPF, art. 9.A.2-.

Vehículo privado. Si el desplazamiento se hace utilizando su propio vehículo, se considera exenta la cantidad que resulte de computar 0,26 euros por kilómetro recorrido (hasta julio de 2023, la exención era de hasta 0,19 euros por kilómetro), siendo preciso poder justificar la realidad de dicho desplazamiento. Además, también están exentos los gastos de peaje y aparcamiento que se acrediten [Orden HFP/792/2023, art. Único.1] .

El número de kilómetros que disfrutan de exención debe computarse a partir de la salida del trabajador desde el centro de trabajo, no desde su domicilio -DGT 0400-03- .

Gastos de alojamiento y manutención

Requisitos.También están exentas de IRPF las cantidades que la empresa destina a compensar los gastos de manutención y alojamiento en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, siempre que se cumplan las siguientes condiciones -RIRPF, art. 9.A.3- :

• El desplazamiento debe producirse en un municipio distinto de aquél en el que está situado el centro de trabajo habitual asignado al empleado y también del que constituye su residencia -DGT V0663-19- . En caso de teletrabajo, este régimen resulta aplicable cuando el desplazamiento es a un municipio distinto del de residencia del trabajador -DGT V2553-19- .
• El desplazamiento y la permanencia del trabajador en un mismo municipio (diferente del habitual de trabajo y del de residencia) no pueden ser superiores a nueve meses de forma ininterrumpida.

Gastos de alojamiento.Respecto a los gastos de estancia, el importe exento de IRPF es el que se justifique mediante la correspondiente factura del establecimiento. Quedan exentos los gastos que se produzcan en establecimientos de hostelería, pero no en casas de amigos o familiares ni si responden a un contrato de arrendamiento de vivienda turística o de temporada -DGT V1845-11- .

En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no es necesario justificar ningún gasto si el importe que reciben de la empresa por gastos de alojamiento dentro de territorio español no excede de 15 euros diarios (25 euros diarios si se producen en el extranjero).

Gastos de manutención.Las cantidades satisfechas por la empresa a los trabajadores para cubrir gastos de manutención tienen como límite los siguientes importes (si se satisface una cantidad superior, el exceso sí tributa en IRPF y está sujeto a retención) [RIRPF, art. 9.A.3] :

 

Gastos de manutención	España	Extranjero
Con pernocta	53,34 euros	91,35 euros
Sin pernocta	26,67 euros	48,08 euros

 

Al aplicar estos límites computables sobre los gastos de manutención, resulta irrelevante si en el lugar de destino el empleado se ha comido un simple bocadillo o ha ido al mejor restaurante. Las cantidades que quedan exentas son las satisfechas por el empleador dentro de estos límites máximos [DGT V0230-10] .

Justificación

Carga de la prueba. A la hora de justificar que las dietas satisfechas a los empleados están exentas de tributar en IRPF, es la empresa quien debe justificar tanto el día y el lugar del desplazamiento como el motivo o la razón laboral de dicho desplazamiento. De no acreditarse, Hacienda puede reclamar a la empresa las retenciones no practicadas -TS 29-01-2020- .

Por su parte, el trabajador está obligado a cumplimentar su declaración aportando los certificados expedidos por la empresa. Y debe justificar los gastos de transporte público, aparcamiento y alojamiento soportados que la empresa le haya compensado (para ello, debe conservar los justificantes de dichos gastos) -TEAC 06-11-2018- .

Sin lugar fijo de trabajo

Requisitos de exención. La exención de los gastos de locomoción alcanza a todos los desplazamientos que se produzcan fuera del centro de trabajo. Y en el caso de los gastos de manutención y estancia, para que no haya tributación es necesario que el desplazamiento se realice a un municipio distinto de aquél en el que se ubique el centro de trabajo habitual y el propio domicilio del trabajador.

Las dudas surgen cuando los empleados se desplazan de forma continuada, sin un lugar fijo de trabajo (por ejemplo, personal dedicado a la instalación de fibra óptica, que cada pocas semanas lo hace en una localidad diferente). Pues bien, en estos casos también se aplica la exención -DGT V0224-06 y V0724-07-:

• Lo que importa es dónde esté el centro de trabajo en el que están contratados los trabajadores.
• No es necesario que se desplacen primero al centro de trabajo y después al lugar de prestación de servicios. Las dietas quedarán exentas aun cuando se desplacen allí directamente desde su domicilio.

Construcción. Si la empresa se dedica a la construcción y contrata a sus trabajadores para una obra determinada, dicha obra será su centro de trabajo. Por tanto, si les satisface dietas, éstas quedarán sujetas al IRPF. No obstante, si estando contratados para dicha obra, la empresa los desplaza a otra diferente, las dietas que les satisfaga por ello sí estarán exentas -DGT V03151-17- .

Centro itinerante. Por último, si por la naturaleza de la actividad de la empresa su centro de trabajo es itinerante (por ejemplo, circos, vendedores ambulantes, feriantes… que van cambiando de localidad), las dietas que satisfaga también quedarán exentas, siempre que el desplazamiento no coincida con el municipio del empleado. Aunque en este caso el desplazamiento se realice al propio centro de trabajo, la norma permite la exención [DGT V2143-09] .