La prueba digital debe presentarse en juicio por medio de un soporte que garantice su autenticidad y disponer de medios para su reproducción como un ordenador portátil

REQUISITOS PARA APORTARLAS 

Correo electrónico

Fecha y hora. Para aportar un correo electrónico en juicio, es requisito indispensable que conste tanto la fecha de su creación como la identidad de su autor. El correo electrónico debe entregarse mediante copia impresa, acompañado siempre de una transcripción.

En el caso de que el correo original estuviera escrito en otro idioma, deberá acompañarlo de la versión traducida al español.

Prueba documental. El correo electrónico se considera una prueba documental, aunque lo que se aporte sean “pantallazos” o copias impresas del documento digital, tal y como dispuso la sentencia del Tribunal Supremo de 23 de junio de 2020.

Garantías. Dado que estos documentos se pueden manipular con facilidad, conviene adoptar cautelas a la hora de aportarlos. En concreto:

• Informe pericial.Una opción es solicitar un informe pericial que garantice que la prueba es verídica y no ha sido manipulada.
• Acta notarial.Otra opción es acompañar la prueba de un acta notarial, en la que el notario dará fe del contenido del documento y garantizará que no ha sido manipulado.

Mensajería instantánea

Comunicaciones de trabajo. Actualmente muchas empresas utilizan aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp o Telegram para comunicarse con sus empleados y con fines profesionales.

Por escrito.En este caso se debe llevar una transcripción escrita que, al igual que con los correos electrónicos, deberá garantizar su autenticidad. Además aportar las conversaciones de manera íntegra para garantizar su autenticidad y certificar su contenido mediante un perito o notario. También es recomendable que se verifiquen en juicio los números de teléfono implicados y su titularidad.

Algunos tribunales han rechazado el uso de mensajes de WhatsApp como única vía a la hora de comunicar una decisión extintiva, debido a la trascendencia de la medida. Para despedir a un trabajasdor que no se encuentra en el centro de trabajo, además de enviarle un mensaje por dicha aplicación, es conveniente utilizar otros medios (correo electrónico, burofax…).

Otros medios de prueba

Páginas web.En el supuesto de que usted desee mostrar páginas web o pantallazos de cualquier dispositivo digital en juicio, deberá observar las mismas cautelas para garantizar su autenticidad, de manera que deberá llevar a cabo su aportación a través de documentos o un informe pericial informático.

Datos GPS.Si una empresa controla a sus trabajadores con un sistema de GPS y detecta que uno de ellos falsifica sus partes de trabajo, también puede querer aportar y acreditar esa información en juicio. En tales casos es recomendable que solicite un informe pericial que garantice la realidad de los datos obtenidos por el sistema de GPS y que certifique que la prueba no ha sido manipulada.

VALIDEZ DE LA PRUEBA

Prueba documental

Requisitos.Para que todas estas pruebas digitales puedan ser consideradas como medio de prueba documental, ha de darse lo siguiente:

• Que la parte interlocutora de la conversación no impugne la prueba.
• Que la parte interlocutora de la conversación reconozca expresamente tanto la conversación como su contenido.
• Que se compruebe su autenticidad (mediante cotejo con otro terminal implicado o mediante perito).

Derechos fundamentales. Resulta necesario que el medio de prueba digital propuesto sea lícito y que no se haya obtenido vulnerando ningún derecho fundamental, como puede ser el derecho a la intimidad.

Presentar conversaciones privadas del móvil o correo personal de un trabajador que no ha dado permiso para su uso en el ámbito laboral vulneraría su derecho a la intimidad y la prueba no sería válida.

Cautelas. Antes de nada la empresa debe haber regulado el uso del correo electrónico corporativo de su empresa (por ejemplo, mediante un reglamento o política de empresa). A estos efectos:

• La normativa debe indicar que el e-mail es para uso profesional. Es decir, debe haber prohibido el uso personal de la herramienta.
• Debe haber advertido que se reserva su derecho a revisar los mensajes para comprobar el correcto uso de esta herramienta.
• También debe advertir que, en caso de incumplimiento de esta normativa, su empresa procederá a sancionar al trabajador.

En todo caso, acceda únicamente a su e-mail corporativo (y no a dispositivos particulares) y sólo al contenido de correos que sirvan para acreditar su incumplimiento, evitando datos íntimos (no acceda a los mensajes de modo indiscriminado).

Conclusiones.Por todo ello, cuando pretenda acreditar algún hecho en un proceso laboral, no olvide que:

• Un correo electrónico deberá ser aportado mediante copia impresa y acompañado de su correspondiente transcripción en papel, e incluso de su traducción en aquellos casos en los que estuviera redactado en otra lengua que no sea la oficial.
• En el caso de otros medios de prueba digitales (SMS, WhatsApps…), debe ser cauteloso con los requisitos mencionados a la hora de aportarlos en el acto del juicio para garantizar su autenticidad. Por tanto, entre otros, deberá certificar su contenido mediante acta notarial (el notario puede dar fe del contenido de la prueba), informe pericial o cotejo ante el Letrado de la Administración de Justicia.