La imposición de sanciones debe seguir un procedimiento formal. Estos requisitos formales se pactan a través de la negociación colectiva. La inobservancia de los requisitos formales tienen como consecuencia la nulidad de la sanción.

Imposición de sanciones disciplinarias:

El procedimiento sancionador será más exigente según va incrementando la gravedad de la falta y de su sanción.

Garantías formales según la entidad de la sanción:

La comunicación de las faltas leves al trabajador no requiere formalidad alguna.

Las faltas graves y muy graves exigen comunicación escrita y se deben especificar la fecha y los hechos que la motivan.

Además respecto de las faltas muy graves se ha de informar a los representantes de los trabajadores de su imposición.

Representantes de los trabajadores: 

Los representantes de los trabajadores gozan de ciertas garantías legales respecto del poder disciplinario del empresario.

En primer lugar garantía de inmunidad, que consiste en que no pueden ser objeto de sanción (incluido el despido) fundada en el ejercicio de sus funciones representativas. Esta garantía dura el tiempo que el representante ejerce sus funciones y durante el año siguiente a la finalización de su mandado como representante.

Para la imposición de sanciones graves y muy graves a los representantes de los trabajadores se exige la apertura de un expediente contradictorio. 

En los casos de sanciones por faltas graves y muy graves también es preceptiva, so pena de nulidad de la sanción, la audiencia previa de los restantes representantes de los trabajadores.

Trabajadores afiliados a un sindicato:

En el caso de sanción por falta grave o muy grave cometida por trabajador afiliado a un sindicato y el empresario conoce tal condición, es preceptiva la audiencia previa de los delegados sindicales, so pena de nulidad de la sanción. El empresario solo está obligado a cumplir este trámite si efectivamente conoce la condición de afiliado de su trabajador. Quien debe probar que el empresario conocía tal circunstancia es el trabajador.

Aunque no se establece plazo alguno, los Tribunales estiman que la audiencia ha de ser con tiempo suficiente para poder defender los intereses del trabajador afiliado.

OJO!!! Si además de representante de los trabajadores es conocida su afiliación a un sindicato ha de cumplirse el doble trámite del expediente contradictorio y de audiencia a los delegados sindicales.